تغییرات شرکت
تغییرات شرکت
پس از آن که شرکت مورد نظر به ثبت رسید گاهی اوقات موسسین (سهامداران) با توافق و هماهنگی‌های قبلی تصمیم می‌گیرند تا در ساختار فعلی شرکت تغییراتی ایجاد کنند. آن‌ها باید به خوبی بدانند که لازمه تایید این تغییرات، ثبت آن‌ها در اداره ثبت، به‌طور رسمی و قانونی است که پس از ارائه این درخواست به نهاد مزبور و پس از بررسی و تایید آن توسط اداره ثبت، این تغییرات در روزنامه رسمی کشور منتشر می‌گردند.
به عبارتی دیگر، هرگاه یک شرکت پس از ثبت و بعد از آنکه فعالیت خود را به صورت رسمی آغاز کرد، در ادامه این روند و به منظور گسترش و افزایش تخصص افراد، چنانچه به ایجاد تغییرات مختلف در ساختار شرکت نیاز پیدا کرد (مثلا موضوع فعالیت، عنوان و نام شرکت یا در برخی موارد رایج‌تر، ایجاد تغییر در اعضای هیئت مدیره، مدیر عامل یا آدرس شرکت) دست به این اقدام می‌زند. در مواردی نیز امکان دارد که اعضای شرکت به فراخور زمان و ملاحظات خاص، برای انحلال شرکت تصمیم بگیرند.
تمام این تغییرات یک به یک و جزء به جزء می‌بایست به صورت رسمی در اداره ثبت درج گردند تا از وجهه قانونی برخوردار گردند. این به آن معناست که ثبت ننمودن حتی یک مورد از این تغییرات باعث می‌شود تا آن موضوع از وجاهت قانونی برخوردار نباشد.
بانک‌ها، سازمان‌ها و دیگر ارگان‌های رسمی و اداری کشور در صورتی که هرگونه تغییرات در صورتجلسه توسط شرکت‌ها درج نگردند، به رویت و ثبت اداره ثبت نرسند و نیز در روزنامه‌های رسمی کشور انتشار نیابند به هیچ عنوان آن تغییرات را نخواهند پذیرفت. به عنوان مثال اگر یک شرکت در مجمع عمومی خود اقدام به تغییر اعضای هیئت مدیره کند و آن را طی یک صورتجلسه به ثبت در اداره ثبت نرسانده باشد می‌توان گفت که هیئت مدیره قبلی کماکان از مسئولیت سابق خود برخوردارند.
انواع ثبت تغییرات شرکت
- موارد مختلف انحلال شرکت
- تصمیم در افزایش سرمایه شرکت
- تصمیم در کاهش سرمایه شرکت
- ایجاد تغییر در موضوع شرکت (اضافه یا کاهش)
- هرگونه تغییر در آدرس شرکت
- تاسیس شعبه یا شعبات جدید
- تغییر در اسامی دارندگان حق امضاء
- هرگونه تغییر در نقل و انتقال سهام
- اصلاح و تغییر در مواد اساسنامه شرکت
- تعیین یا تمدید بازرسان شرکت (شامل رای گیری می‌باشد)
- تعیین یا تمدید تعداد و اسامی اعضای هیات مدیره
- تعیین سمت اعضای هیات مدیره (برآمده از رای گیری و تنظیم صورتجلسه)
صورتجلسه تغییرات
اصولا برای هرگونه تغییر در ساختار یک شرکت، اعضاء، میزان سرمایه و غیره می بایست یک فرآیند تغییر در قالب تصمیمات خاص روی دهد که برای درج تمام این موارد لازم است صورتجلسه تنظیم نمود و نوع جلسه را در آن دقیقا قید کرد.
بنابراین، چنانچه خودتان شخصا قصد داشته باشید تا از موارد مشمول در تغییرات، نوع جلسه، صورتجلسه، اهمیت موارد ملزم به تغییر و اینکه این تغییر نیاز به چند جلسه دارد، آگاه شوید و چنانچه قصد داشته باشید این امر را به موسسات ثبتی واگذار کنید، در هر دو صورت می‌بایست خودتان ابتدا در جریان این آگاهی قرار بگیرید.
دستور صورتجلسات تغییرات اختیاری
اگر صاحبان شرکت بنا به هر دلیلی قصد ایجاد تغییر در شرکت را داشته باشند می‌بایست این کار را در صورتجلسات به ثبت برسانند. این تغییرات عناوین مهم و پرکاربردی دارند که در زیر به آن‌ها اشاره خواهیم کرد:
1. هرگونه تغییر در نام شرکت
2. ایجاد تغییر در موضوع فعالیت شرکت
3. تغییر آدرس شرکت (دفتر مرکزی یا شعبات، کارخانه یا کارگاه)
4. تغییر در میزان سرمایه شرکت (افزایش سرمایه یا کاهش سرمایه اجباری)
5. کاهش سرمایه شرکت به طور اختیاری
6. تغییر مالکیت سهام بی‌نام و تبدیل آن‌ها به سهام بانام
7. کاهش یا افزایش در تعداد اعضاء هیات مدیره (هیئت رئیسه)
8. دگرگونی و تبدیل شرکت از سهامی خاص به سهامی عام
9. ایجاد تغییر در سال مالی شرکت
10. منحل نمودن شرکت
11. هرگونه جابجایی یا نقل و انتقال سهام (مخصوص شرکت‌های سهامی)
12. تغییر در میزان سهام افراد (سهم الشرکه شرکت)
13. تغییر روزنامه کثیرالانتشار طرف قرارداد
14. تعیین یا تغییر دارندگان حق امضاء
15. پرداخت سرمایه تعهدی به افراد مشخص
16. تاسیس شعبه یا انحلال آن
17. ابطال یا صدور سهم برای افراد موجود یا جدید
و بسیاری موارد گوناگون دیگر که در صورت علاقه‌مند بودن به آگاهی از آن‌ها می‌توانید با موسسه ثبتی شریف تماس حاصل نموده و از خدمات مشاوره‌ای ما استفاده کنید.
صورتجلسات تغییرات اجباری
در چارچوب تغییرات شرکتی، با توجه به قانون تجارت و یا اساسنامه شرکت، زمانی برای صورتجلسات در نظر گرفته شده که می‌باید پس از این زمان، تغییرات اعمال شوند. در ادامه مهم‌ترین و پرکاربردترین این تغییرات را مرور می‌کنیم:
1. انتخاب اعضاء هیات مدیره و تعیین سمت آن‌ها (با توجه به فرآیند رای‌گیری)
2. مشخص کردن وضعیت حق امضاء
3. رای گیری و انتخاب بازرسان شرکت
4. رویت و تصویب صورت‌های مالی و ترازنامه
5. انتخاب یا تغییر نماینده شخص حقوقی
و دیگر موارد حیاتی و حقوقی که درصورت علاقه‌مندی به اطلاع از آنان می‌توانید با موسسه تماس حاصل نموده و از خدمات مشاوره‌ای ما بهره ببرید.
ثبت صورتجلسات
به‌طور کلی صورتجلسات به سه قسم شناخته می‌شوند:
1. ثبت آن‌دسته از تغییرات شرکت که در صورتجلسات هیئت مدیره ثبت می‌شوند
2. ثبت آن‌دسته از تغییرات شرکت که در صورتجلسات مجمع عمومی عادی به ثبت می‌رسند
3. ثبت آن‌دسته از تغییرات شرکت که در صورتجلسات مجمع عمومی فوق العاده به ثبت می‌رسند
انواع مجامع و اهداف‌شان
مجمع عمومی عادی
دسته‌ای از صورتجلسات به نام مجمع عمومی عادی به ثبت می‌رسند که در این گردهمایی‌ها سهامداران با استفاده از فرصت پیش آمده علاوه بر اینکه نظرات خود را برای توسعه بهتر فعالیت‌ها بیان می‌کنند، در مورد تصمیمات کلی و راهبردهای سالانه نیز به بحث و رای‌گیری می‌پردازند. مجامع عمومی عادی عموما و بر طبق اساسنامه، هر سال و معمولا در چهار ماه اول آغاز سال مالی جدید برگزار می‌شوند که حضور سهامداران در این جلسه الزامی می‌گردد.
مطابق مواد مندرج در لایحه اصلاحی قانون تجارت (ماده 87) حضور حداقل بیش از نصف سهامداران برخوردار از حق رای در این جلسه ضروری است. چنانچه در اولین دعوت، جمعیت لازم برای به حد نصاب رسیدن تشکیل مجمع حضور نیافتند، این دعوت برای بار دوم تمدید خواهد شد که در این صورت، مجمع با هر تعداد سهامدار برخوردار از حق رای رسمیت خواهد یافت. در هر دو صورت، چنانچه مجمع از وجهه قانونی برای تشکیل برخوردار باشد در آن جلسه در رابطه با تغییرات شرکت تصمیم‌گیری خواهد شد مشروط بر اینکه در آگهی نوبت دوم، نتایج آگهی اول حتما قید شود.
لازم به ذکر است که در مجمع عمومی عادی برای بار دوم، تصمیمات در صورتی از وجاهت قانونی برخوردارند که نصف بعلاوه یک آرای حاضرین در مجمع شامل آن رای گیری گردد. در مواردی نظیر انتخاب مدیران یا بازرسان، رای اکثریت نسبی افراد حاضر کفایت می‌کند و برای ثبت تغییرات شرکت معتبر است.
مجمع عمومی، خود به تنهایی اهدافی را دنبال می‌کند که اهم موارد آن به شرح زیر هستند:
1. به‌طورکلی تصمیم‌گیری در مورد کلیه امور شرکت مانند تعیین اهداف و خط مشی شرکت
2. انتخابات مرسوم نظیر رای‌گیری و تعیین سمت افراد مختلف مثل اعضای هیئت مدیره
3. رای‌گیری و انتخاب بازرسان، تصویب شرح وظایف آن‌ها مطابق با چارچوب‌های مندرج در اساسنامه
4. بررسی و تصویب ترازنامه، حساب سود و زیان سالانه شرکت و اطلاع رسانی در مورد آن‌ها به کلیه اعضاء و سهامداران
5. تقسیم سود حاصل از فعالیت‌های درآمدزای شرکت میان سهامداران
6. تصمیم‌گیری در مورد انتخاب یا تغییر روزنامه کثیرالانتشار برای نشر آگهی‌های مختلف
مجمع عمومی فوق العاده
مجمع عمومی فوق‌العاده بنا به ضرورت یا فوریتی که دارد حضور حداقل بیش از نیمی از سهامداران را اجباری می‌کند. این مجمع در 4 ماه پس از شروع سال مالی جدید برگزار می‌گردد و در آن به اموری همچون افزایش یا کاهش سرمایه شرکت، تغییرات در اساسنامه یا تدوین یک اساسنامه جدید برای شرکت‌های تازه تاسیس، همچنین موضوعات مرتبط با انحلال شرکت پرداخته می‌شود.
حضور حداقل بیشتر از نصف سهامداران برخوردار از حق رای (مطابق ماده 84 لایحه اصلاحی قانون تجارت)، الزامی است. چنانچه در دعوت نخست، جمعیت لازم برای تشکیل مجمع به حد نصاب نرسید، برای بار دوم از سهامداران دعوت به حضور می‌گردد.
مجمع مذکور در نوبت دوم دعوت تنها با یک سوم سهام داران برخوردار از حق رای رسمیت پیدا خواهد کرد که در این صورت تصمیم‌گیری‌ها از وجاهت قانونی برخوردار خواهند شد مشروط بر اینکه نتایج دور اول در آگهی نوبت دوم قید شوند.
اخذ تصمیمات در مجمع عمومی فوق العاده و حد نصاب اخذ رای در مورد آن‌ها با اکثریت دو سوم سهامداران حاضر در جلسه دارای اعتبار رسمی و قانونی است (نیازی به کل حاضرین نیست). مجمع عمومی فوق العاده اهدافی را دنبال می‌کند که اهم آن‌ها به قرار زیر هستند:
1. به درخواست شریک یا شرکای جدید برای ورود به شرکت پرداخته شده و در مورد آن‌ها تصمیم‌گیری می‌شود
2. هرگونه تغییر در اساسنامه، اعمال تغییرات مهم نظیر نام شرکت، موضوع فعالیت، آدرس شرکت و غیره
3. انحلال شرکت و اتخاذ تصمیم در رابطه با آن
4. افزایش سرمایه شرکت یا کاهش آن به هر دلیل
5. رای‌گیری و انتخاب بازرسان جدید، مدیران کلیدی، تصمیم در مورد مدت خدمت مدیران، تغییر در نام یا شرح خدمات پست‌های مدیریتی شرکت، نحوه مدیریت شرکت و غیره
6. ایجاد و تعیین سهام ممتازه
7. موافقت و صدور مجوز به منظور صادر کردن اوراق قرضه
مجمع هیات مدیره
همانگونه که اطلاع دارید، افراد سهامدار در شرکت به نوعی عضو هیات مدیره شرکت به حساب می‌آیند. هیات مدیره برای انتخاب رئیس، نائب رئیس و غیره و انتصاب آن‌ها، اشخاصی را از بین خود مشروط به موافقت سایر اعضا برگزیده و در مورد آن تصمیم‌گیری نماید. ریاست هیات مدیره به‌طورکلی به مدت دو سال قابل واگذاری است اما در صورت موافقت مشروط اعضاء می‌تواند به مدت نامحدود نیز تمدید گردد.
مضاف بر آن، هیات مدیره از این اختیار برخوردارند که هرگاه بخواهند می‌توانند دست به تغییراتی درون شرکت بزنند مشروط بر آنکه جلسات برگزار شوند و تصمیمات اخذ شده در آن مجامع به ثبت رسمی برسند. در ادامه قصد داریم به اهداف مجمع هیات مدیره بپردازیم که اهم آن‌ها شامل موارد زیر هستند:
1. بررسی شش ماه یکبار میزان درآمدها و قروض شرکت و ارائه گزارشات حاصل از آن به بازرس و یا بازرسان شرکت
2. تصمیم‌گیری در خصوص کلیه معاملات شرکت و ارائه اسناد آن به سایر اعضای هیات مدیره جهت همفکری و اتخاذ تصمیم
3. انتخاب مدیران داخلی شرکت پس از آنکه هیات مدیره تشکیل یافت
تفاوت حد نصاب مجامع در شرکت سهامی خاص با شرکت مسئولیت محدود
اصولا در حد نصاب‌ها علاوه بر اعلام میزان جمعیت به شکل «درصد»، از لغت «اکثریت عددی» نیز استفاده می‌شود. به این معنا که حد نصاب لازم برای مجامع عمومی عادی 51 درصد و اکثریت عددی نیز لازم است و این میزان برای مجامع عمومی فوق العاده در مسئولیت محدود 75 درصد (بعلاوه اکثریت عددی) می‌باشد. همینطور به جهت انحلال شرکت می‌بایست حد نصاب به 51 درصد و اکثریت عددی نیز برسد.
جهت تشکیل هر دوی این مجامع به حد نصاب 51 درصد نیاز است یعنی هم برای مجمع عادی و هم برای مجمع فوق العاده. نکته‌ای که می‌بایست وفق ماده 101 قانون تجارت به آن توجه نمود این است که به غیر از 51 درصد ذکر شده در مورد حد نصاب لازم در بالا، 3 نفر از سهامداران نیز می‌بایست حضور داشته باشند.
به موجب همین ماده، در مورد انحلال شرکت سهامی خاص (مانند مسئولیت محدود) نیز حداقل 51 درصد و وجود 3 نفر از سهامداران الزامی است.
نحوه‌ی اعمال تغییرات شرکت
1. تغییر دادن نام شرکت
تغییر نام در زمره انواع تغییرات شرکت جای می‌گیرد. چنانچه اعضاء به تغییر نام شرکت تمایل نشان دهند می‌بایست پس از تشکیل یک جلسه هماهنگی با حضور سایرین، موضوع مربوطه مطرح و در مورد آن به تبادل نظر بپردازند. در پایان و پس از تنظیم صورتجلسه و همچنین امضای مفاد کامل آن توسط اعضاء حاضر، شرح کامل این موافقتنامه به همراه امضاء‌های آن و مدارک لازم، به جهت تغییر نام شرکت به اداره ثبت شرکت‌ها ارائه می‌شود.
در فرآیند تغییر نام شرکت ضروری است که عناوین تضامنی، نسبی و مسئولیت محدود شرکت ذکر شوند. افزون بر آن، لازم است حتما اعضای شرکت‌های تضامنی و نسبی در کنار عنوان شرکت نیز نام یکی از اعضاء را درج نمایند.
2. تغییر دادن زمینه و محدوده فعالیت شرکت
شرکت‌ها هر کدام با یک اهداف خاص بنیان نهاده شده‌اند. گاهی صلاحدید اعضاء اینگونه ایجاب می‌کند تا این اهداف پوست اندازی کنند و فعالیت‌ها رنگ و شکل تازه‌ای به خود بگیرند. برای آنکه افراد خواهان و تاثیرگذار در آن شرکت بتوانند به این هدف دست پیدا کنند، یعنی یا به‌طورکلی زمینه فعالیت‌ها را تغییر دهند و یا فقط بخشی از آن را حذف کنند می‌بایست در اولین فرصت و پیش از هر چیزی برای تشکیل مجمع عمومی جلسه‌ای برگزار کنند. این به آن معنا است که اگر چنانچه اعضاء پس از تبادل نظر و مباحثه به این نتیجه رسیدند، آنگاه صورتجلسه‌ای در این خصوص تنظیم شده و در آن میزان سهم کلیه سهامداران درج می‌گردد. پس از آن، به امضاء اعضای حاضر رسیده و در نهایت برای ادامه مراحل قانونی به واحدهای مربوطه ارجاع داده می‌شود.
3. تغییر آدرس پستی شرکت
تغییر آدرس شرکت مستلزم اعلام نظر قطعی مجمع عمومی و تنظیم صورتجلسه در آن است. گفتنی است که مسئول نهایی جابجایی شرکت مطابق قانون هیات مدیره شرکت‌های سهامی خاص و مسئولیت محدود تعیین شده است. در نتیجه هیات مدیره قادر است که در صورت در نظر گرفتن محلی جدید و مناسب برای استقرار شرکت، نسبت به این کار سریعا مبادرت ورزد. اگر شرکت‌های سهامی قصد تغییر محل شرکت را داشته باشند برای آن‌ها الزامی است تا نسبت به برگزاری جلسه مجمع عمومی اقدام کرده و در صورت موافقت کامل اعضای هیات رئیسه، پس از تنظیم و امضای صورتجلسه توسط تمام اعضاء، به منظور طی نمودن ادامه مراحل قانونی به واحدهای مربوطه ارجاع داده شود.
4. هرگونه تغییر در سهام داران شرکت
یکی از رایج‌ترین اشکال تغییرات در شرکت‌ها، تغییر سهامداران آن‌ها است. تغییراتی از این دست عمدتا به دلایلی نظیر فوت، انصراف یا جایگزینی هر یک از سهامدارها به منظور ترسیم اهداف آتی صورت می‌گیرند. معمولا صورتجلسه تغییر سهامداران در شرکت‌های گوناگون با مغایرت همراه است.
بنابراین هر شخص اعم از حقیقی یا حقوقی می‌تواند با توجه به میزان سهام یا سهم الشرکه خود در مجامع عمومی فوق العاده، از شرکت به راحتی خارج شود و کلیه حقوق متعلقه به خود را پس از تایید مجمع تمام و کمال دریافت نماید. تشریفات یاد شده به ساده‌ترین شکل ممکن در شرکت‌های سهامی عام برگزار می‌گردد.
5. تغییر دادن تابعیت شرکت
اگر به تغییرات ثبت شده در شرکت‌ها نگاهی بیندازیم حتما چشممان به مواردی چون تغییر تابعیت شرکت نیز خواهد خورد. از آنجایی که شرکت‌ها جزو اشخاص حقوقی به حساب می‌آیند به همین منظور می‌بایست برای خود تابعیتی در نظر بگیرند. گفتنی است که در مورد شرکت‌های سهامی، این مورد به هیچ عنوان صدق نخواهد کرد و در این زمینه به مجمع عمومی همچین اختیاری داده نشده است. اما رو در روی آن شرکت‌های مسئولیت محدود قرار گرفته‌اند که می‌توانند علاوه بر تشکیل جلسه‌ای به همین منظور با شرکا، برای تغییر تابعیت شرکت تعیین تکلیف کرده و برای آن قدم بردارند.
6. تغییر صاحبان امضاء در شرکت
به‌طورکلی اساسنامه شرکت به مثابه شناسنامه اوست و در این شرح تفصیل حتی وظایف، صاحب یا صاحبان امضاء شرکت به منظور تایید اسناد، قراردادها و اوراق بهادار هر شرکت مشخص شده است. این اشخاص چه به صورت منفرد و چه به صورت متحد می‌توانند از حق امضاء برخوردار باشند. مثلا اینکه چه شخص یا اشخاصی می‌توانند چک‌های صادره از سوی شرکت را امضاء کنند و این بعد از تشکیل مجمع رسمیت قانونی پیدا می‌کند.
نکته حائز توجه اینجاست که نام اشخاص صاحب امضاء به هیچ عنوان در اساسنامه شرکت درج نمی‌شوند و صرفا سمت اشخاص ذیصلاح و صاحب امضاء در شرکت معین می‌گردد. شرکت X را در نظر بگیرید؛ در این شرکت هرگونه اسناد برای به رسمیت شناخته شدن نیاز دارند تا رئیس هیات مدیره و مدیر عامل به طور متحد آن‌ها را امضاء کنند تا از ارزش قانونی و اعتبار لازم برخوردار باشند.
بنابراین به جهت آنکه بتوان اشخاص صاحب امضاء را در شرکت تغییر داد می‌بایست از طریق مجمع عمومی فوق العاده نسبت به این کار مبادرت ورزید و در نهایت به اصلاح این بند از اساسنامه دست زد. برای این منظور ابتدا باید فرم‌های مربوط به این امر را تکمیل نمود و سپس به جهت ثبت تغییرات در شرکت، آن‌ها را به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال نمود. لازم به ذکر است که تغییر این مورد در شرکت نیز پس از درج در روزنامه رسمی (به صورت آگهی) برای صاحبان امضاء شرکت به رسمیت شناخته می‌شود.
7. تغییر مدیران شرکت
یکی دیگر از رایج‌ترین صورتجلسات تغییرات شرکت‌ها مربوط به انتخاب اعضای هیات مدیره و تغییر در مدیران شرکت می‌شود. تغییرات از این دست در شمول وظایف و اختیارات مجامع عمومی عادی یا عادی به طور فوق‌العاده است که هیات مدیره شرکت برای مدت مشخصی توسط سهامداران و در همین مجمع تعیین می‌شوند. پس از آنکه اعضای هیات مدیره در مجامع عمومی عادی یا عادی فوق العاده انتخاب شدند می‌بایست فورا با برگزاری یک جلسه، رییس هیات مدیره، مدیر عامل و معاونین را از میان اشخاص مورد نظر خود انتخاب نموده و به آن‌ها رای دهند.
8. تبدیل شرکت‌ها
از دیگر تغییراتی که قانون تجارت برای آن حق قانونی و عرفی قائل شده و به شرکت‌ها اجازه تغییر در آن را داده، تبدیل شرایط شرکت‌ها به یکدیگر است. موارد مهمی که می‌توان از این دست به آن‌ها اشاره کرد شامل موارد زیر هستند:
1. تبدیل شرکت سهامی خاص به شرکت با مسئولیت محدود (با توجه به ایجاد تغییر در اساسنامه)
2. تبدیل شرکت با مسئولیت محدود به شرکت سهامی خاص (با توجه به ایجاد تغییر در اساسنامه)
3. تبدیل و تغییر شرکت تضامنی به شرکت سهامی (با توجه به ایجاد تغییر در اساسنامه)
مانند هر دگرگونی و تغییر دیگری، این تبدیل‌ها نیز شامل شرایط خاصی می‌شوند. از آنجایی که فراهم آوردن شرایط مساعد برای تبدیل شرکت‌های مزبور پیچیدگی‌هایی به همراه دارد، توصیه می‌شود تا قبل از اقدام برای آغاز این فرآیندهای تغییراتی حتما از خدمات مشاوره حقوقی استفاده شود.
9. افزایش سرمایه شرکت‌ها
شرکت‌های گوناگون به خصوص آن‌دسته از شرکت‌هایی که به صورت مداوم در حال گسترش فعالیت‌های خود هستند، به منظور آنکه به نیازهای مالی در این زمینه به سرعت پاسخ دهند نیاز به افزایش سرمایه پیدا خواهند کرد که شروع این روند با پیشنهاد هیات مدیره شرکت (سهامداران) به جهت تامین اقلام و منابع مورد نیاز این عمل است. انتشار سهام عمدتا به دو شکل صورت می‌پذیرد: نخست افزایش سرمایه از طریق انتشار سهام و اوراق جدید و دوم، بالا بردن مبلغ اسمی سهام موجود.
10. کاهش سرمایه شرکت‌ها
همانطور که در مواقع خاص به فراخور شرایط به‌وجود آمده از افزایش سرمایه بهره گرفته می‌شود، کاهش سرمایه نیز یکی دیگر از همان روش‌های تغییر در سرمایه به حساب می‌آید. با این تفاوت که کاهش سرمایه به منظور بیرون آمدن از شرایط ناخوشایند موجود یا در برخی موارد، زمانی که شرکت در حال سوددهی است انجام می‌شود. هر زمان که شرکت مورد نظر در شرایط قرار گرفته باشد که به واسطه ضررهای وارد شده به آن، قسمتی از سرمایه خود را از دست بدهد، برای آنکه ضررهای یاد شده جبران نموده و سپس سود سالانه را میان سهامداران تقسیم نماید دست به کاهش سرمایه زده و پس از این کوچک سازی، با خیالی آسوده شروع به تقسیم سود میان سهامداران خود می‌نماید.
11. ایجاد شعبه
اصولا تاسیس شعبه یا شعبات جدید برای شرکت به معنای گسترش فعالیت‌ها است. گاهی اوقات نیز به جابجایی مکان دفتر یا شعبات شرکت نیاز است. در هر دو صورت، هر دوی این شرایط برای نهادهای ذیربط یکسان هستند و مدارک مورد درخواست آن‌ها برای طی مراحل قانونی در سازمان ثبت شرکت‌ها برابر است.
12. اصلاح مواد اساسنامه شرکت
چنانچه یک شرکت در نظر داشته باشد که نسبت به تغییر یا اصلاح موارد مندرج در اساسنامه خود اقدام نماید، این موضوع نیز جزو مواردی است که می‌بایست در زمره تغییرات شرکت نوشته شود و برای طی مراحل اداری و قانونی به واحدها و نهادهای ذیربط دولتی یا قضایی ارجاع داده شود. تغییر موارد مندرج در اساسنامه، همیشه مشروط به موافقت شرکا و هیات مدیره است.
13. تمدید شرکت
ادامه فعالیت‌ها در شرکت‌های سهامی خاص همچون شرکت در مزایدات و مناقصات یا اجرای پروژه‌های در نظر گرفته شده به منظور گسترش فعالیت‌های شرکت، نیازمند تعیین و تمدید اعضای هیات مدیره و سهامداران و نیز بازرسان آن شرکت است. در مورد اول یعنی اعضای هیات مدیره و سهامداران، این میزان هر دو سال یکبار انجام می‌شود و در مورد بازرسان نیز هر سال یکبار. بنابراین، این فرآیند تمدید یا انتخاب می‌بایست در مجمع عمومی عادی به‌طور فوق‌العاده صورت بگیرد و در نهایت در روزنامه‌های کثیرالانتشار به چاپ برسد.
لازم به ذکر است به دلیل آنکه در شرکت‌های با مسئولیت محدود، فعالیت‌ها نامحدود هستند بنابراین تمدید یاد شده در بالا برای این دسته از شرکت‌ها انجام نمی‌شود.
مدارک مورد نیاز برای ثبت تغییرات شرکت
- ارائه کپی مدارک هویتی شامل کارت ملی و شناسنامه برای اعضای هیئت مدیره و سهامداران شرکت
- ارائه کپی آگهی تاسیس و آخرین تغییرات صورت گرفته در شرکت
- کپی کارت پایان خدمت یا کارت معافیت از خدمت برای اعضای جدید
- ارائه گواهی دارایی (در صورتیکه تغییرات در زمینه نقل و انتقال سهام باشد)
- لزوم ارائه فتوکپی شرکت نامه برای شرکت‌های مسئولیت محدود
- لزوم ارائه فتوکپی اظهارنامه برای شرکت‌های سهامی خاص
- لزوم ارائه فتوکپی اقرارنامه برای موسسات غیرتجاری
- ارائه صورتجلسه تغییرات
- هرگونه سندی که میزان سرمایه ثبتی شرکت را مشخص کند
- ارائه نام کامل، شماره ثبت و شناسه ملی شرکت
- ارائه لیست سهامداران و صاحبان سهام شرکت به همراه درج میزان دقیق سهام آن‌ها
سامانه ثبت تغییرات شرکت
در پایان برگزاری هر جلسه، متنی تنظیم می‌شود که به آن صورتجلسه می‌گوییم که تمامی موارد مهم بحث شده در جلسه از جمله تصمیمات مورد اتخاذ نظیر اعمال تغییرات در خصوص نام شرکت، تغییر در اعضای هیات مدیره، انحلال شرکت و مواردی از این قبیل در آن آورده می‌شود. صورتجلسات به تنهایی محلی از اعراب ندارند و برای سمیت دادن به آن‌ها یا به عبارتی قانونی شدن آن‌ها می‌بایست تغییرات یاد شده پس از درج در صورتجلسه، داخل وب‌سایت اداره ثبت شرکت‌ها بارگذاری گردند.
از این رو باید گفت که هر روند دیگری غیر از این مردود به حساب آمده و در نتیجه، تغییرات مورد تصمیم قابلیت اعمال در نهادهای مالی چون بانک‌ها، موسسات و سازمان‌های ذیربط دولتی را نخواهند داشت.
شرکت‌ها در گذشته به منظور ثبت صورتجلسات تغییرات خود می‌بایست حتما حضوری به نهادهایی چون ادارات ثبت شرکت‌ها یا ادارات ثبت مراجعه می‌کردند. با ترویج فناوری‌های ارتباطی و گسترش سطوح خدمات دهی اینترنتی، اغلب سرویس‌ها دیگر به صورت برخط ارائه می‌شوند. به همین ترتیب، اداراتی نظیر اداره ثبت شرکت‌ها نیز برای ترتیب این امور به صورت غیر حضوری، سامانه اینترنتی جامع ثبت شرکت‌ها را راه اندازی نموده است.
متقاضیان می‌توانند با مراجعه به سامانه جامع ثبت شرکت‌ها از امکاناتی نظیر سامانه ثبت اینترنتی صورتجلسه تغییرات شرکت استفاده کنند. برای این منظور کافی است به آدرس اینترنتی irsherkat.ssaa.ir مراجعه کرده و پس از گذر کردن از مراحل اولیه احراز هویت، صورتجلسه تغییرات شرکت خود را ثبت نمایند.
تنظیم صورتجلسه آنلاین
امروزه با بهره گرفتن از فضای تبادل اطلاعات و گسترش سامانه‌های اینترنتی می‌توان به راحتی صورتجلسه تغییرات شرکت را به صورت برخط و غیر حضوری و بدون معطلی انجام داد. این امر به خوبی باعث شده تا مشکلات بوروکراسی اداری و دویدن از این طبقه به طبقه دیگر از بین برود. به غیر از ثبت تغییرات شرکت که همه آن‌ها در مدت زمان کوتاهی صورت می‌گیرند، مزایای دیگری را نیز می‌توان برای آن متصور شد که در ادامه به اختصار آن‌ها را مرور خواهیم کرد:
1. کاهش ازدحام در اداره ثبت و افت مراجعات حضوری متقاضیان به سازمان‌های ذیربط
2. در زمان مورد نیاز برای انجام کارهای اداری لازم صرفه جویی می‌شود
3. استانداردسازی و یکپارچه سازی تنظیم صورتجلسات به صورت آنلاین
4. دریافت اطلاعیه‌ها، نتایج و پیگیری درخواست‌ها از طریق سامانه و پیام کوتاه
5. به صفر رسیدن خطاهای اداری در اثر مکانیزه شدن امور ثبت درخواست
6. اخذ مشاوره و راهنمایی در خصوص ارائه مدارک مورد نیاز یا نحوه ثبت درخواست‌های گوناگون
ثبت تغییرات شرکت چه مراحلی دارد؟
فرآیند ثبت تغییرات شرکت همانند ثبت شرکت دارای مراحل خاصی است. در گذشته فرآیند ثبت تغییرات شرکت به صورت حضوری انجام می‌شد و از آنجایی که این فرآیند زمان‌بر است، بستری فراهم شده تا افراد بتوانند تغییرات شرکت را به صورت آنلاین ثبت کنند. برای اینکه تغییرات شرکت ثبت شود باید تمامی مراحل آن به طور کامل طی شود و پیگیریهای لازم در این زمینه صورت گیرد. از سوی دیگر، تمامی مدارک مورد نیاز برای انجام این فرآیند می‌بایست از قبل آماده شده و در صورت لزوم در وب سایت بارگذاری شوند. در این قسمت به بررسی مراحل ثبت تغییرات شرکت می‌پردازیم:
1. تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت و تایپ آن به صورت کاملا منظم (این الزامی است که تمامی اوراق صورتجلسه به امضای کلیه شرکا رسیده باشد)
2. پس از انجام مرحله اول، به وب‌سایت ثبت شرکت‌ها (http://irsherkat.ssaa.ir) مراجعه نموده و به منظور تکمیل مراحل ثبت تغییرات، فرم مربوط به آن را دریافت نمایید.
3. تمامی داده‌های خواسته شده نظیر موضوع فعالیت شرکت، کد ثبت شرکت، شناسه ملی شرکت و غیره را می‌بایست در فرم مربوطه درج نمایید.
4. پس از گذر از مرحله سوم، باید کلیه مستندات خواسته شده در زمینه‌های زیر را ارائه دهید:
1. شرح جلسه‌ای که موارد و عناوین ثبت تغییرات شرکت پس از بررسی در آن ثبت و تایید شده است.
2. ارائه کلیه مستنداتی که شناسایی افراد متقاضی ثبت تغییرات شرکت را محرز کنند.
3. نیاز است تا برای پیشبرد بهتر امورات مربوط به ثبت تغییرات شرکت، یک وکیل مشخص شده و به واحدهای اداری ذیربط معرفی گردد.
4. پس از آنکه مدارک و مستندات خواسته شده ارائه شدند، یک کد نوزده رقمی به کاربر تعلق می‌گیرد که دریافت این کد به منزله مورد تایید واقع شدن مراحل درخواست ثبت تغییرات شرکت به طور موقت است.
5. در مرحله بعد لازم است تا نوع تغییراتی که قصد اعمال آن را دارید مشخص نموده و موضوع ثبت تغییرات شرکت خود را در تقسیم بندی موجود، در دسته صحیح قرار دهید.
6. اگر چنانچه با توجه به نوع تغییر مد نظرتان، سیستم از شما مدارک یا مستندات خاصی درخواست نمود در اسرع وقت نسبت به بارگذاری آن‌ها در سامانه اقدام نمایید.
7. مرحله بعد مربوط به ذکر نام و اطلاعات شناسایی تمام افراد حاضر در جلسه است. چنانچه احدی از حاضرین در جلسه تابعیت غیر ایرانی داشت، می‌بایست کد گذرنامه فرد بجای کد ملی درج شود.
8. در مرحله نهایی ثبت تغییرات شرکت لازم است تا کلیه مستندات موجود در زمینه شرح جلسه بررسی، تدوین، در صورت نیاز داشتن به اصلاح، بازنویسی شده و سپس در وب‌سایت بارگذاری شوند. این مستندات شامل صورتجلسات نیز هستند.
9. هر زمان که مراحل و مستندات اولیه ثبت تغییرات شرکت توسط اداره ثبت شرکت‌ها مورد تایید نهایی قرار گرفت می‌بایست مدارک درخواست شده به اداره مربوطه و از طریق پست ارسال شوند.
10. پس از این، اداره ثبت شرکت‌ها با بررسی کلیه اطلاعات خواسته شده و اطلاع از صحت آن‌ها، فرد متقاضی را حضورا به اداره فرا خوانده که در این صورت فرد مورد نظر پس از مراجعه به آن اداره می‌بایست هزینه‌های ثبت درخواست را به طور کامل به اداره ثبت شرکت‌ها واریز نماید.
11. هر زمان که کلیه مراحل 1 تا 10 بدون وجود هرگونه مشکل یا مانع به سرانجام رسیدند، تمامی موارد قابل تغییر به منظور تایید نهایی ثبت تغییرات شرکت می‌بایست در روزنامه رسمی طرف قرارداد شرکت درج و منتشر گردند. هزینه نشر یا چاپ آگهی تماما به عهده شرکت متقاضی است.
نکات مهم در مورد تنظیم صورتجلسه
1. امضاء صورتجلسات توسط اعضاء هیات مدیره و بازرسان به منزله موافقت آنان با تغییرات اعمالی و مورد بحث است و در صورتی که امکان حضور در جلسه را نداشته باشند می‌بایست با ارسال نامه‌ای موافقت خود را در این خصوص اعلام نمایند که در این صورت می‌باید کلیه موافقت نامه‌ها به برگه اصلی صورتجلسه ضمیمه شده و در اختیار اداره ثبت شرکت‌ها قرار گیرند.
2. از زمان تشکیل جلسه و تنظیم صورتجلسه ثبت تغییرات، یک ماه فرصت دارید تا تمامی مستندات مربوط به جلسه را به اداره ثبت شرکت‌ها تسلیم کنید.
3. در برخی مواقع که رییس هیات مدیره و مدیرعامل هر دو یک نفر هستند و این امر در اساسنامه قید نشده است، باید دو سوم اعضای مجمع وفق ماده 124 لایحه اصلاحی قانون تجارت، آن را به تصویب برسانند.
4. در هر حال لازم است که از نسخه اصلی صورتجلسه چند نسخه تهیه شود. آنگاه همه آن‌ها می‌باید به امضاء هیات رییسه جلسه برسند که در نهایت باید یک نسخه از آن را به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال کنید.
5. هنگام تنظیم صورتجلسه باید توجه نمایید که مطالب را روی سربرگ شخصیت حقوقی نوشته سپس اشخاص ذی سمت آن را امضا و مهر کنند سپس آن را ارسال کنید.
6. دقت کنید که در هنگام تنظیم صورتجلسه می‌بایست اطلاعات در سربرگ مربوط به اشخاص حقوقی نوشته شوند و پیش از ارسال آن حتما باید به مهر و امضاء اشخاص ذی‌سمت برسند.
7. بدین ترتیب و مطابق آنچه تا کنون به صورت مفصل گفته شد، لازم است تا به منظور سهولت در انجام مراحل ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت به سامانه جامع ثبت شرکت‌ها به آدرس http://irsherkat.ssaa.ir مراجعه نموده و نسبت به ای کار اقدام نمایند. مراجعه غیر حضوری علاوه بر آنکه در زمان صرفه جویی می‌کند، هزینه امورات اداری را به شدت کاهش می‌دهد. بنابراین لازم است تا قبل از هرگونه اقدام در زمینه ثبت تغییرات شرکت‌ها ابتدا نکات یاد شده را مورد مطالعه قرار دهید و سپس گام اول را بردارید.
آگهی تغییرات شرکت چیست؟
گواهی صادر شده از سوی اداره ثبت شرکت‌ها که به منظور ارسال اوراق و ثبت درخواست برای افراد متقاضی تنظیم می‌شود را آگهی تغییرات شرکت گویند. این آگهی در حکم اسناد رسمی کشور تلقی می‌شود.
هر تغییرات مجزا، آگهی یا گواهی متناسب به خود را دریافت می‌کند و کلیه مواردی که در هنگام ثبت شرکت جزو درخواست‌های افراد ذیصلاح بوده را می‌تواند تغییر دهد. این آگهی فقط در صورتی از اعتبار قانونی و رسمی برخوردار است که پیش از هر چیز به مهر و امضاء اداره ثبت شرکت‌ها رسیده باشد.
آگهی تغییرات شرکت در چه مواردی صادر می‌شود؟
هر زمان که شرکت قصد دعوت از افراد به منظور شرکت در مجمع و به تبع آن قصد اعمال تغییرات در شرکت را داشته باشد لازم است تا موارد زیر را در راس امور کاری خود قرار داده تا تغییرات شرکت را به آسانی به ثبت برساند.
تغییرات شرکت یا می بایست در مجمع عمومی عادی صورت بگیرند و یا در مجمع عمومی فوق العاده. در برخی مواقع و برحسب موضوع تغییر، می‌توان این موضوع را در مجمع هیات مدیره مورد بررسی قرار داد.
به عنوان مثال، کلیه موضوعات مندرج در اساسنامه می‌بایست برای تغییر در مجمع عمومی فوق العاده به رای گیری گذاشته شوند. مواردی همچون تغییر نام شرکت، تغییر آدرس دفتر، موضوع فعالیت شرکت و غیره. در این صورت باید از طریق تماس یا اطلاعیه شرکت، از دستاندرکاران مربوطه برای حضور در مجمع فوق دعوت بعمل آید. چنانچه هر یک از شرکا به هر دلیلی امکان دریافت و اطلاع از فراخوان‌ها را نداشته باشند یا در دسترس نباشند می‌بایست از طریق درج آگهی در روزنامه‌های کثیرالانتشار، با ذکر دقیق روز و ساعت تشکیل مجمع و همچنین با ذکر محل، از آن‌ها دعوت به حضور کرد.
رعایت حد نصاب حضور اکثریت به منظور رسمیت یافتن جلسه و تشکیل آن ضروری است. برای آنکه تغییرات مورد نظر در اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شده و سپس به طور قانونی اعمل شوند لازم است ابتدا متن صورتجلسه آن مجمع تنظیم و به امضاء اعضای حاضر در مجمع برسد.
گام بعدی شامل ثبت صورتجلسه در سامانه اینترنتی اداره ثبت شرکت‌ها است که در آن هنگام ضروری است تا تمام اطلاعات خواسته شده وارد شوند و کلیه مدارک الزامی توسط متقاضی بارگذاری گردند. ارسال مدارک و حضور فرد متقاضی در اداره ثبت شرکت‌ها نیز پس از موافقت و تایید اولیه اطلاعات صورت می‌گیرد.
بدین ترتیب کلیه متقاضیان از سراسر کشور و در هر ساعت از شبانه روز می‌توانند با مراجعه به سامانه جامع ثبت شرکت‌ها نسبت به ثبت تغییرات تعریف شده اقدام نموده و در مصرف زمان خود صرفه جویی کنند.
الزام دریافت آگهی تغییرات
در صورتی که بنا به دلایلی نیاز باشد در شرکت تغییراتی اعمال شود نظیر تغییر آدرس شرکت، تغییر اعضاء هیات مدیره، به ثبت رساندن حساب سود و زیان مالی شرکت و یا در صورت لزوم، انتقال یا جابجایی سهام میان شرکا، می‌بایست برای تمام این موارد آگهی تغییرات صادر شود که دریافت آن مستلزم به پایان رساندن مراحل ثبت تغییرات شرکت در اداره ثبت شرکت‌ها است.
این بدان معنا است که اگر این مراحل به ثبت اداره مربوطه نرسند و آگهی تغییرات صادر نشود، تغییرات در نظر گرفته شده برای اشخاص گوناگون ملاک اعتبار نخواهد بود. برای انجام سایر اقدامات شرکت باید آخرین تغییرات را ثبت کرده و به نوعی شرکت را به روز رسانی کنید.
آگهی ثبت تغییرات در چه مواردی صادر نمی‌شود؟
به‌طورکلی صرفا می‌توان یک حالت را برای معاف شدن از دریافت آگهی تغییرات برای ثبت تغییرات شرکت در نظر گرفت.
هر زمان که سهامداران بخواهند نسبت به نقل و انتقال سهام (در شرکت‌های سهامی) اقدام نمایند نیازی به صدور آگهی تغییرات از سوی اداره ثبت شرکت‌ها نیست. این بدان معنا است که تغییرات انجام شده می‌بایست در اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت برسند اما صرفا با بایگانی کردن این اسناد در اداره ثبت شرکت‌ها موافقت می‌شود و بنابراین هیچ‌گونه آگهی در این خصوص صادر نخواهد شد.
از این رو ضروری است تا شرکت‌های سهامی نسبت به تهیه و طراحی یک دفتر سهام مخصوص به خود اقدام کنند تا در صورت نقل و انتقال سهام، کلیه اطلاعات مربوط به آن در دفتر سهام درج شده و سپس همانند سایر تغییرات اعمالی، طبق یک فرآیند اصولی به اداره ثبت شرکت‌ها ارائه شوند.
چه مقدار زمان برای ثبت تغییرات شرکت‌ها لازم است؟
به‌طورکلی حداقل زمان لازم برای ثبت تغییرات در حالت معمولی و روند عادی، 10 روز کاری است. همچنین هزینه ثبت تغییرات با توجه به تعداد صورتجلسات، نوع تغییراتی که می‌خواهند اعمال شوند و نیز برای شرکت‌های مختلف و نوع آن‌ها، متغیر است. این هزینه همچنین به نسبت نوع محتوا و مواردی که در روزنامه رسمی منتشر می‌شوند در نوسان است.
یک موضوع را باید یادآوری کرد و آنهم فرآیند بسیار زمان‌بر ثبت تغییرات در وب‌سایت و پیگیری شخصی آن است که برای تسریع در این روند می‌باید به شرکت‌های ثبتی مراجعه کرد. چرا که بدون شک باید گفت اقدام از طریق شرکت ثبتی باعث سرعت بخشیدن به روند رسیدگی پرونده خواهد شد.
هزینه ثبت تغییرات
به‌طورکلی، هزینه‌های واریزی جهت ثبت تغییرات شرکت با توجه به میزان حجم متن آگهی تغییرات که در روزنامه رسمی چاپ می‌گردد و تعداد صورتجلسات متغیر است. شما می‌توانید جهت استعلام دقیق این مبلغ با موسسه ثبتی شریف تماس بگیرید.
هزینه تغییرات شرکت به دو عامل کلی زیر وابسته است:
1. جنس و نوع تغییرات شرکت که بر روی تعداد صورتجلسات تاثیر می‌گذارد
2. نوع درج آگهی و نوع روزنامه رسمی (هزینه تبلیغات یا درج آگهی برای برخی از روزنامه‌ها بالا است)
تعداد صورتجلسات شرکت بستگی بسیار زیادی به نوع ثبت تغییرات شرکت خواهد داشت. هزینه تنظیم هر صورتجلسه به همراه ثبت آن در سامانه جامع اداره ثبت شرکت‌ها تا حصول پیش‌نویس آگهی تغییرات، چیزی در حدود 350 تا 500 هزار تومان است. این نوسان به نوع تنظیم صورتجلسات وابستگی دارد.
به‌طورکلی هزینه ثبت صورتجلسات شرکت به طور میانگین معادل 450 هزار تومان است که قیمت در نظر گرفته شده از جانب ما نیز برای هر صورتجلسه همین مقدار است. لازم به ذکر است که تشخیص تعداد صورتجلسات یک امر تخصصی است.
ثبت تغییرات شرکت با مسئولیت محدود
در شرکت‌های با مسئولیت محدود، ثبت تغییرات شرکت به وسیله هیات مدیره یا مجمع عمومی صورت می‌گیرد. عموما طبق قانون، اتخاذ هرگونه تصمیم در خصوص اعمال تغییرات در اساسنامه شرکت‌های با مسئولیت محدود می‌بایست در مجمع عمومی انجام شود. در مورد تغییرات در این نوع شرکت‌ها استثنائاتی نیز وجود دارد که به هیچ عنوان قابل اعمال نیستند.
به عنوان مثال، برای تغییر یک پست کلیدی مهم و کلیدی در این نوع شرکت، می‌بایست حتما صورتجلسه مورد نظر تنظیم و تغییر در نظر گرفته شده ثبت شود. همچنین تغییر نام شرکت مستلزم موافقت تمام اعضاء است.
ثبت تغییرات شرکت سهامی خاص
شرکت‌های سهامی خاص نیز مجازند تا در صورت طی کردن روندهای قانونی، تغییراتی را برای خود اعمال نمایند. این موارد عمدتا شامل تغییر در نام، پست‌های کلیدی، اساسنامه، آدرس و غیره است. لازم است در هنگام ثبت این تغییرات در شرکت‌های سهامی خاص به عوامل زیر دقت نمود:
1. هر گاه احدی از سهامداران قصد خروج از شرکت را داشته باشد می‌بایست برای اتمام مراحل پایانی با در دست داشتن اصل مدارک شناسایی خود به اداره ثبت شرکت‌ها مراجعه نماید.
2. هرگاه احدی بخواهد به عنوان فرد تازه وارد یا همان سهامدار جدید وارد شرکت شود، واحد مربوطه می‌بایست مدارک شناسایی فرد مذکور را به اداره ثبت شرکت‌ها ارائه کند.
3. شرکت به منظور ثبت تغییرات می‌بایست تک‌تک سهامداران و میزان سرمایه آن‌ها را به اداره ثبت شرکت‌ها اعلام کند.
4. پیش از ثبت تغییرات و اعلام آن‌ها به اداره ثبت شرکت‌ها، ضروری است تا صورتجلسه مربوط به آن‌ها به همراه اساسنامه شرکت به اداره مزبور ارائه شود.
5. هر گاه سهامداران به هر دلیلی تصمیم به انحلال شرکت بگیرند، می‌بایست همه این افراد در اداره ثبت حضور بهم رسانده و به صورت جمعی برای این کار اقدام کنند.
هزینه تغییر دادن آدرس شرکت
گار قصد تغییر آدرس شرکت را دارید باید بدانید صرفا تهیه یک «صورتجلسه مجمع عمومی به طور فوق العاده» کافی است که در قبال تهیه آن می‌توانید مبلغی معادل 450 هزار تومان پرداخت کرده و آن را تحویل اداره ثبت بدهید. لازم به ذکر است پس از تهیه این سند می‌بایست مطابق معمول همیشگی، آن را در روزنامه طرف قرارداد چاپ نموده و تغییرات را به اطلاع عموم برسانید. هزینه چاپ این آگهی در روزنامه‌های کثیرالانتشار طرف قرارداد رقمی معادل 148 هزار تومان خواهد شد که بعلاوه هزینه 450 هزار تومانی تنظیم سند تغییرات شرکت جمعا 600 هزار تومان باید پرداخت کنید.
هزینه تغییر اعضای هیئت مدیره
تغییر اعضای هیات مدیره همیشه با رفتن اشخاص قدیمی یا حاضر و آمدن اشخاص جدید همراه است. برای این منظور لازم است مطابق معمول، یک صورتجلسه مجمع عمومی (در قالب فوق العاده) تنظیم شود و در آن نام و مشخصات افراد خارج شونده به همراه میزان دارایی یا سمت آن‌ها در هیات مدیره قید شود.
اگر این افراد در گذشته و در هنگام خروج از شرکت مالک سهام باشند، صورتجلسه با نگارش نقل و انتقال خواهد بود که می‌بایست در آن، نام سهامداران جدید قید شود. پس از تنظیم این صورتجلسه آنگاه می‌بایست جلسه‌ای جدید برگزار شده و با تنظیم صورتجلسه‌ای جدید، نام سهامداران به عنوان اعضای هیات مدیره با ذکر دقیق سمت آن‌ها قید شود.
بنابراین دریافتیم که تا این مرحله نیاز به تنظیم دو صورتجلسه داریم. اما این پایان کار نیست چرا که یک صورتجلسه جدید برای هیات مدیره می‌بایست تنظیم شده و در آن، سمت اعضاء، نام مدیران و مرتبه دقیق آن‌ها، دارندگان حق امضاء شرکت و همچنین روزنامه رسمی منتخب جهت درج آگهی‌های متفاوت در آن قید شود.
پس در بحث تغییر اعضاء هیات مدیره می‌بایست به‌طورکلی ۳ صورتجلسه تنظیم گردد که مطابق برآورهای پیشین، هر صورتجلسه هزینه‌ای معادل 450 هزار تومان در بر خواهد داشت که هر کدام از صورتجلسات می‌بایست افزون بر این مبلغ، مبلغی را به عنوان هزینه درج آگهی در روزنامه رسمی با خود به همراه داشته باشند. بنابراین، جمعا 3 هزینه 450 هزار تومانی بعلاوه 3 هزینه درج آگهی در روزنامه رسمی را می‌بایست برای تغییرات اعضاء هیات مدیره پرداخت کنید.
هزینه تغییرات تمدید مدیران و بازرسین
در بحث تمدید مدیران و بازرسان، فارغ از نوع شرکت، تنها می‌بایست یک صورتجلسه عمومی عادی سالیانه تنظیم شود که با هزینه درج آگهی آن در روزنامه رسمی، مبلغی معادل 600 هزار تومان در بر خواهد داشت.
پیگیری تغییرات شرکت بر عهده چه شخصی است؟
مدیران مجموعه‌ها می‌بایست با استفاده از سازوکار شخصی و مخصوص به خود، به صورت مداوم بر منابع مختلف اداری همچون کارکنان واحدهای مختلف، لوازم و تجهیزات ایمنی و غیره نظارت کنند که در غیر این صورت، به زودی به چالش کشیده خواهند شد.این سازوکار بدون کمک کاری می‌تواند دشوار و در نهایت منجر به فروپاشی شود. چرا که اگر در فرآیند پیچیده مدیریت، نظارت‌ها ناکافی و نامناسب باشند باید منتظر خطاهای غیر ضروری و هدر رفتن اعتبارات مالی و منابع مهم بود.
از این رو، به دلیل آنکه این امر از حساسیت بسیار بالایی برخوردار است می‌بایست تمامی برنامه‌ریز‌ی‌ها یا آینده نگری‌هایی که برای آن نهاد در نظر گرفته می‌شوند را در جلسات هیات مدیران مطرح کرد. تصمیمات تابعه معمولا در صورتجلسات شرکت قید می‌شوند که اجرای آن‌ها به همراه پیگیریهای بعد از آن می‌بایست بر عهده یک شخص آگاه و توانا باشد.
شخص در نظر گرفته شده برای این امور باید معتمد و لایق باشد؛ چرا که تغییرات شرکت به دلیل حساسیت بالایی که در هنگام اجرای کار از آن برخوردارند، نیازمند برنامه ریزی دقیق و مجدانه آن‌ها است و این جز با وجود شخصی کاربلد و توانمند محقق نمی‌گردد. عموما در اغلب شرکت‌ها پیگیری تغییرات توسط فرد انتخابی و اجرا جزء به جزء آن‌ها توسط کارمندان واحدهای مربوطه صورت می‌گیرد.
اطلاع از آخرین تغییرات در شرکت به چه صورت است؟
برای اطلاع یافتن از آخرین تغییرات شرکت می‌بایست نخست به روزنامه‌های رسمی طرف قرارداد مراجعه نمود. پس از ورود به صفحه اصلی روزنامه مورد نظر، باید به بخش آگهی‌های قانونی بروید. در مرحله بعد و پس از ورود به صفحه آگهی‌ها می‌بایست سال ثبت تغییرات را مشخص نموده و در قسمت دیگر نام شرکت یا موسسه را باید به صورت دستی وارد کنید. در فیلدها (بخش‌ها) ی بعدی چنانچه از شما شماره ثبت شرکت را درخواست کرد، آن را وارد نموده و در قسمت نوع آگهی، گزینه «تغییرات» را انتخاب کنید. پس از وارد نمودن تمامی این مشخصات، حال بر روی گزینه جستجو کلیک کنید.
آگهی‌ها در صورتی برای شما نمایش داده خواهند شد که در سال‌های اخیر در روزنامه مزبور به ثبت رسیده باشند که با در اختیار داشتن رمز صفحه می‌توانید آگهی را به‌طور کامل مشاهده نموده و یک فایل PDF گزارش از آن تهیه کنید.
همانطور که در بالا گفته شد، مشاهده آگهی تغییرات در صورتی امکان‌پذیر است که در سال‌های پیشین در روزنامه به ثبت رسیده باشد و البته هزینه آگهی آن تماما پرداخت شده باشد. چنانچه این هزینه توسط دستاندرکاران پرداخت نشده باشد به هیچ عنوان امکان مشاهده آگهی تغییرات میسر نیست. این زمانی دردسرساز خواهد شد که شرکت مجددا قصد تغییرات داشته باشد که در این صورت تا هزینه آگهی‌های سابق خود را به روزنامه مزبور پرداخت نکند، اجازه هرگونه تغییر برای آن سلب خواهد شد.
اطلاعات به دست آمده از استعلام ثبت شرکت‌ها
1. شخص درخواست دهنده و ثبت کننده شخصیت حقوقی
2. شماره شناسه ملی شخصیت حقوقی
3. درخواست ذکر تاریخ دقیق تأسیس شخصیت حقوقی
4. ذکر تاریخ ثبت آخرین تغییرات شرکت که به «تاریخ بروز رسانی» نیز معروف است
5. ذکر نام کامل و دقیق شخصیت حقوقی
6. ذکر نوع شخصیت حقوقی به‌طور دقیق
7. شماره ثبت شخصیت حقوقی (شناسه قانونی)
8. اداره ذیریط ثبت کننده
9. ذکر نام متصدی و واحد ثبتی ثبت کننده
10. کد پستی شخصیت حقوقی (دفتر یا محل کارخانه در صورت وجود)
11. آدرس پستی محل اقامت قانونی
12. وضعیت فعالیت شخصیت حقوقی
معمولا در هنگام ثبت تاسیس شرکت در اداره ثبت شرکت‌ها، کد پستی و محل اقامت قانونی به نهاد مذکور ارائه می‌شود و تا زمان تغییرات بعدی به همان صورت اولیه باقی خواهد ماند اما چنانچه آدرس فوق تغییر کرده باشد، در هیچدام از قسمت‌های ذکر شما قابل رویت نیست و برای مشاهده تغییرات صورت گرفته در آن می‌بایست با در دست داشتن همین اطلاعات، به روزنامه رسمی طرف قرارداد درج تغییرات شرکت مراجعه نموده و نسبت به تغییرات قید شده در این خصوص اطلاع کسب کنید.
سخن پایانی
در این مبحث ابتدا به‌طور کامل در مورد چیستی تغییرات شرکت و سپس انواع ثبت تغییرات شرکت، صورتجلسه تغییرات، دستور صورتجلسات تغییرات اختیاری، صورتجلسات تغییرات اجباری، ثبت صورتجلسات، انواع مجامع و اهداف‌شان که شامل دو مجمع عمومی عادی و مجمع عمومی فوق العاده هستند صحبت شد.
همچنین به مفاهیمی چون مجمع هیات مدیره، تفاوت حد نصاب مجامع در شرکت سهامی خاص با شرکت مسئولیت محدود، نحوه اعمال تغییرات شرکت، مدارک مورد نیاز برای ثبت تغییرات شرکت، معرفی سامانه ثبت تغییرات شرکت، تنظیم صورتجلسه آنلاین، مراحل ثبت تغییرات شرکت، نکات مهم در مورد تنظیم صورتجلسه، آگهی تغییرات شرکت و موارد الزام دریافت یا چشم‌پوشی از آن، زمان لازم برای ثبت تغییرات شرکت‌ها، هزینه ثبت تغییرات، ثبت تغییرات شرکت با مسئولیت محدود، ثبت تغییرات شرکت سهامی خاص، هزینه تغییر دادن آدرس شرکت، هزینه تغییر اعضای هیئت مدیره، هزینه تغییرات تمدید مدیران و بازرسین، افراد پیگیر تغییرات شرکت، نحوه اطلاع یافتن از آخرین تغییرات در شرکت و هچنین در مورد اطلاعات به دست آمده از استعلام ثبت شرکت‌ها به‌طور مفصل پرداخته شد.
همانگونه که در ابتدای مقاله و در بخش تغییرات شرکت ذکر شد، در خصوص ثبت تغییرات شرکت و تصمیم‌گیری در مورد آن، نکات و پیچیدگی‌های بسیاری وجود دارد که در صورت رعایت نکردن هر یک از این نکات می‌توان منتظر عواقب پر هزینه آن بود. اگر شما نیز به عنوان یک شخص سهامدار در شرکتی خاص در حال فعالیت مستقیم یا غیر مستقیم هستید باید بدانید که در آینده‌ای نزدیک یا دور، قطعا پای شما به مسائل تغییرات شرکت (از هر نوع آن) باز خواهد شد.
اگر از امروز می‌خواهید در مورد ثبت تغییرات شرکت خود اقدام کنید پس به دنبال یک موسسه آگاه و خبره ثبتی باشید. موسسه ثبتی شریف با سال‌ها سابقه درخشان در امور حقوقی و رسمی گوناگون، آماده ارائه خدمات به شماست. همین حالا تلفن را برداشته و با شماره 02188557402 تماس حاصل فرمائید.
